Este guia foi criado para ajudá-lo a dar os primeiros passos no www.boonzi.pt para que comece rapidamente a controlar a sua vida financeira ao cêntimo e a planear o seu futuro financeiro.

Antes de começar a ler o guia, recomendamos a visualização deste vídeo para conhecer as potencialidades do Boonzi na gestão do orçamento.

Neste guia serão abordados os seguintes tópicos:

1. Criar Perfil
2. Activar o Boonzi com a sua licença
3. Criar contas bancárias
4. Inserir a sua primeira transacção manualmente
5. Importar transacções
6. Como pesquisar e filtrar transacções
7. Relatórios: consultar despesas por categoria e entidade
8. Visão geral: analisar o ponto de situação do mês ou ano
9. Analisar as suas despesas e receitas de forma detalhada
10. Ver a evolução do seu saldo ao longo do tempo
11. Agendar transacções e criar lembretes
12. Criar um orçamento mensal
13. Sincronizar o perfil com a Boonzi Cloud
14. Como registar despesas no seu telemóvel com o Boonzi Mobile
15. Conhecer todas as outras funcionalidades

1. Criar perfil

1. Assim que abre o Boonzi pela primeira vez, é convidado a criar o seu perfil. Um perfil não é mais que o ficheiro onde ficam gravados todos os seus dados – transacções, relatórios, etc. Boonzi – início
Se o pretender, poderá indicar outro nome para o seu perfil, e a pasta onde o pretende gravar. Por omissão, o seu perfil ficará gravado num ficheiro com o nome MyMoney.bon e que fica guardado na pasta Documentos. Após atribuir um nome ao seu ficheiro de perfil, clique em “Avançar”.

2. Pode optar por proteger o seu perfil com password. Se o fizer, ATENÇÃO: é MUITO importante que não perca ou se esqueça da sua password, caso contrário não a poderá recuperar. Se ainda assim desejar proteger o seu perfil com uma password, defina-a e clique em Avançar.

Atenção: não poderá desproteger/proteger o seu perfil com password posteriormente. Se decidir protegê-lo certifique-se de que guarda a password num local seguro, caso contrário não poderá recuperá-la. Saiba mais aqui.

3. A seguir, pode escolher a lista das entidades e categorias. O Boonzi vem com 3 listas: Portugal, USA e UK, que possuem as entidades e categorias mais comuns, em duas línguas – Português e Inglês. Neste passo do Wizard, o Boonzi pergunta que lista usar, podendo deixar o perfil vazio se o pretender. Pode acrescentar as suas entidades e categorias mais tarde, ou mesmo remover e editar as existentes.

2. Activar o Boonzi com a sua licença

Se não inseriu a sua licença anteriormente (clicando na barra laranja no topo do ecrã), poderá fazê-lo agora. Se não tem nenhuma licença, poderá pedir uma licença de trial gratuito durante 30 dias para testar o Boonzi sem qualquer limitação. Podia ainda adquirir uma licença em www.boonzi.pt/buy

As licenças são enviadas por email.

3. Criar contas bancárias

1. Para começar a registar as suas transacções, precisará primeiro de criar as suas contas bancárias. Pode clicar no botão “Criar Conta” a meio do ecrã, ou ir a Configuração > Conta > criar conta

2. Para criar a sua primeira conta, clique no botão no canto superior direito.

3. Comece por indicar o nome da sua conta. Por exemplo: “CGD Ordem”.

A Mónica – que usa o Boonzi – explica no vídeo abaixo como criar as suas contas no Boonzi.

4. Para que, após importar as suas transacções, o seu saldo fique correcto, é importante indicar o seu saldo exacto às 23h59 da data que especificar (por exemplo, o saldo às 23h59 do dia de ontem). Sempre que inserir transacções, o Boonzi calculará automaticamente – e com precisão – o saldo para as datas anteriores e posteriores à que especificar.

5. Aproveite para criar as suas restantes contas clicando no botão no topo direito. Pode criar contas em numerário, a prazo, créditos, etc. Para criar uma conta a crédito, basta indicar um saldo negativo.

4. Inserir a sua primeira transacção manualmente

Agora que já criou as suas contas, está na altura de começar a registar as transacções. Embora o Boonzi permita fazer a importação de extractos bancários, como explicaremos adiante, pode também inseri-las manualmente de uma forma muito rápida. Vamos começar por inserir a sua primeira transacção.

1. No menu da esquerda, seleccione “Transacções”, ou faça o atalho “Ctrl + Alt + T”

2. No canto superior direito, clique no botão de “Nova transacção”. Ou “Ctrl + N”

3. Comece por especificar o tipo de transacção: Despesa, Receita ou Transferência

4. De seguida, escolha uma das entidades existentes na lista de Entidades ou crie uma nova . Por exemplo: “Continente”, “Farmácia de Carnide”, etc. O Boonzi criará automaticamente a entidade que indicar, para que da próxima vez não tenha que a escrever.

5. Indique agora a data da transacção. Não precisa de escrever a data completa: escreva “2” e carregue Enter (ou Tab), para o Boonzi preencher com o dia 2 do mês actual. Pode escrever também “hoje”, “5 out”, ou outras combinações.

6. Se escolher uma das entidades da lista, o campo “Categoria” será automaticamente preenchido. No entanto, se desejar definir uma nova categoria e sub-categoria basta utilizar “:” (dois pontos). Por exemplo: “Alimentação : Restauração”. Ao utilizar “:” (dois pontos), o Boonzi criará a categoria “Alimentação” e a sub-categoria Restauração.

Se precisa de ajuda a criar categorias, a Mónica mostra-lhe que o fazer (facilmente) no vídeo abaixo):

7. O Boonzi irá também associar a categoria à entidade que especificou. Ou seja, da próxima vez que inserir uma transacção na mesma entidade, a categoria é preenchida automaticamente.

8. Especifique o montante da transacção, e grave clicando no botão “Gravar” ou fazendo Ctrl + S

Opcionalmente, poderia ainda:

1. ter separado a transacção em múltiplas categorias;
2. adicionado notas à transacção. Estas são pesquisáveis, o que é útil em filtragens.
3. ter anexado ficheiros à transacção
4. ter utilizado a webcam para fotografar uma factura

Veja neste vídeo como a Mónica cria transacções manuais no Boonzi:

5. Importar transacções

A inserção manual de todas as transacções, uma a uma, é uma tarefa aborrecida e consumidora de tempo. Felizmente, com o Boonzi, não terá que perder mais que 2 minutos a inserir todas as transacções da semana graças à funcionalidade que permite importá-las directamente do seu online banking. Esta funcionalidade é completamente segura, pois nunca fornece os seus dados bancários.

Veja a importação em funcionamento neste vídeo. Depois, pode seguir os passos que indicamos mais abaixo:

1. No ecrã de transacções, escolha “Importar” no botão no canto superior direito (ou Ctrl + I)

2. Mantenha a primeira opção seleccionada (“Copy” do online banking), e clique em “Avançar” (ou Ctrl + N)

3. A seguir, é chegado o momento da escolha de conta: seleccione a conta para a qual pretende importar o seu extracto bancário.

4. Abra agora o seu web-browser, e faça login no seu online banking como faz habitualmente.

5. Navegue até à página do extracto, e com o rato seleccione a grelha de transacções. Certifique-se que só seleccionou esta grelha, e nada mais. Clique sob a selecção usando o botão direito do rato, e faça “Copy”.

6. Volte ao Boonzi. Agora só terá que clicar no botão “Importar”, e o Boonzi irá tentar reconhecer o seu extracto, e identificar as colunas.

7. Confirme, uma a uma, as colunas que o Boonzi identificou. Só precisa de fazer este passo na primeira importação. Certifique-se que o Boonzi detectou correctamente as colunas “Data”, “Descrição” e “Montante” (ou Débito e Crédito). Alguns bancos (como o Barclays) utilizam uma coluna para o Montante. Outros (como a CGD) utilizam duas colunas: uma para Débito outra para Crédito. Neste caso, certifique-se que indicou as duas colunas correctamente.

8. Clique em “Avançar”.

9. Logo na primeira importação, o Boonzi preencherá a entidade e categoria de cada transacção que conseguir reconhecer a partir das que estão incluídas na lista inicial.

10. Preencha as restantes entidades e categorias que estiverem em branco para que, na próxima importação, o Boonzi comece a reconhecer o seu extracto usando as importações anteriores, e a preencher as categorias automaticamente, poupando muito tempo! Veja como criar categorias no ponto 4.6.

11. Se o Boonzi identificar transacções semelhantes neste extracto, ir-lhe-á perguntar se pretende preenchê-las automaticamente.

12. Se alguma das transacções corresponder a uma transferência, clique na setinha ao lado esquerdo da transacção, e escolha a opção “Marcar como transferência”. marcar como transferência

13. Repita o processo até concluir a primeira importação, e carregue em gravar.

14. O Boonzi apresentará um resumo da importação. Confirme o saldo apresentado. Se este não corresponder ao saldo na sua conta bancária, é porque terá indicado erradamente o saldo na criação da conta. Não se preocupe: pode finalizar a importação, e depois ir a “Configuração > Contas” para corrigir o saldo inicial da sua conta. O Boonzi ajustará os saldos das importações anteriores.

6. Como pesquisar e filtrar transacções

Depois de inserir as suas transacções, poderá precisar de fazer pesquisas, filtros ou mudar a forma de visualização. Por exemplo, pode querer encontrar todas as transacções da categoria “Electrodomésticos”, ver só as despesas, ou mudar a visualização para ver as transacções agrupadas por categoria.

Estes filtros pode ser acedidos no topo, na zona a azul, e aparecem em quase todos os ecrãs do Boonzi – em especial, nos relatórios.

No ecrã de Transacções, poderá fazer as seguintes filtragens:

1. No filtro “por período” pode escolher um período de datas, como “na semana passada”, “este mês”, “este ano”, “desde o início”, ou inclusivé “Entre datas” para indicar o seu próprio período.
2. No filtro “Mostrar” pode escolher para só ver as “despesas”, “receitas” ou “transferências”;
3. O filtro “Agrupar por” permite agrupar as transacções por “data de transacção”, “entidade”, “categoria” e “data de inserção”.
4. Pode ainda utilizar a caixa de contas debaixo do menu à esquerda, para activar/desactivar determinada conta. Ao fazer isto, está a indicar que pretende mostrar/esconder as transacções desta conta, sendo recalculada toda a informação no ecrã para as contas visíveis – inclusivé o saldo total!

Neste mesmo ecrã, ao fundo, temos ainda:

1. Uma caixa de pesquisa sensível, que pesquisa por todos os campos das transacções – inclusivé, o que escreve nas Notas. Aproveite para testar a pesquisa.
2. Exportação para PDF da filtragem activa
3. Exportação para CSV (abre no Excel)
4. Edição de múltiplas transacções. Se quiser apagar várias transacções de uma só vez, ou alterar a sua categoria ou entidade, utilize esta opção.

7. Relatórios: consultar despesas por categoria e entidade

É chegado o momento de analisarmos os relatórios de despesas e receitas por categoria e entidade.

1. No menu, à esquerda vá a “Relatórios > Categorias” ou “Relatórios > Entidades”.
2. Poderá configurar o período aplicado aos relatórios no filtro “No período”.
3. Poderá ainda alterar o tipo de visualização do relatório. O Boonzi oferece 3 tipos de visualização: Barras, Circular e Tabela

4. Pode ainda mexer nos filtros “Agregar”, “Mostrar” e “Ordenar por”, tal como o filtro da caixa de contas à esquerda.
5. Em qualquer uma das visualizações, poderá clicar sobre a Categoria/Entidade para consultar as transacções dessa Categoria/Entidade usadas no relatório.
6. Pode também consultar o relatório de despesas mensais por categoria no Boonzi Mobile (ver ponto 14)

8. Visão geral: analisar o ponto de situação do mês ou ano

Sempre que insere transacções no Boonzi, o seu saldo, património, estatística de despesas, e outros relatórios são recalculados automaticamente e exibidos, de uma forma resumida e objectiva na Visão Geral. Sempre que abre o Boonzi, o ecrã Visão Geral é o primeiro que vai ver para lhe dar um ponto de situação imediato da sua situação financeira.

Vejamos o que compõe a Visão Geral:

1. O Saldo Mensal permite-lhe ver as receitas e despesas deste mês, e saldo final. As setas à esquerda indicam se este mês obteve melhores ou piores resultados que no anterior. Colocando o rato em cima da seta, consegue ver o comparativo com o mês anterior.
2. O Património exibe o saldo de todas as suas contas bancárias activas. Poderá activar ou desactivar contas na caixa de contas à esquerda.
3. O Top de despesas exibe as principais despesas deste mês.
4. Se tiver criado um orçamento mensal ou um lembrete (explicado adiante), estes passarão a aparecer também na Visão Geral.
5. Na zona de filtros, no topo, poderá mudar o período de “mensal” para “anual”, e ver o ponto de situação deste ano.

9. Analisar as suas despesas e receitas de forma detalhada

No menu “Relatórios” – “Fluxo de caixa” poderá ver as suas despesas, receitas, transferências e saldo ao mais absoluto pormenor, ao longo dos meses.

1. Vá a “Relatórios > Fluxo de Caixa”
2. Especifique o período que pretende consultar. Por exemplo “Desde o Início”.
3. O Boonzi irá calcular e exibir as despesas e receitas mensais de cada Categoria numa tabela muito detalhada. Se já tiver mais do que dois meses de transacções, o Boonzi exibirá também o total do período e a média mensal.
4. Visualize o relatório em detalhe. Se algum valor lhe despertar curiosidade, basta clicar sobre ele para abrir uma janela que mostrará as transacções dessa categoria/mês.
5. Poderá, em qualquer momento, activar ou desactivar uma conta na caixa à esquerda para influenciar os resultados deste relatório, tal como acontece nos restantes relatórios.

10. Ver a evolução do seu saldo ao longo do tempo

Poderá ainda analisar a evolução do seu saldo bancário ao longo do tempo num gráfico de linha, na secção “Relatórios > Evolução do Saldo”

11. Agendar transacções e criar lembretes

O Boonzi oferece-lhe uma Agenda que lhe permite criar lembretes ou, inclusivé, agendamentos de transacções. Esta funcionalidade é particularmente útil para que não se esqueça de determinadas despesas periódicas, como o Condomínio, IUC, Seguros, etc.

Para criar o seu primeiro lembrete – com ou sem uma transacção automática:

1. Vá a “Agenda” (menu à esquerda) e, no canto superior direito seleccione “Novo Lembrete”, ou pressione “Ctrl + N”.

2. Um lembrete pode ser recorrente. Quer isto dizer, que poderá indicar que pretende que o lembrete se repita diariamente, mensalmente, anualmente, etc, sendo ainda possível indicar uma data de fim, ou máximo de repetições.

3. Quando cria o lembrete, pode optar por indicar que pretende a criação automática da transacção. Assim, chegada a data que especificar, o lembrete é automaticamente convertido numa transacção para que não tenha que a inserir manualmente.

4. Em qualquer momento, poderá converter manualmente um lembrete para transacção. Se deseja criar uma transacção para um lembrete já definido, bastar clicar na setinha do lado esquerdo do lembrete, e escolher “Criar transacção agora”. Pode ainda escolher “Criar agora e editar”, ou “Saltar ocorrência”.
5. Os seus lembretes aparecerão também na Visão Geral, no painel “Agenda”. Assim, não só estará sempre a par da sua situação financeira actual, como ficará também preparado para os pagamentos que se seguem com uma rápida análise à Visão Geral.

12. Criar um orçamento mensal

Imagine que ao consultar os relatórios se apercebe que as suas despesas mensais ultrapassam as receitas, e que precisa de impôr limites aos gastos em determinadas categorias. Para isso deverá criar um orçamento, onde irá definir os tectos máximos para cada despesa. Fazer o seu orçamento mensal no Boonzi é muito simples e rápido o vídeo abaixo.

1. Comece por navegar até à secção de Orçamentos.

2. Após ter identificado as principais despesas mensais que pretende limitar, clique no botão verde “Criar Orçamento”
3. À frente de cada categoria que pretende limitar, indique qual o montante de limite e clique em “Gravar”.
4. Aparecerá uma nova barra horizontal, que exibe o seu ponto de situação nessa categoria. A barra ficará a vermelho se tiver ultrapassado o limite, a laranja se estiver em risco de atingir o limite ou a verde se estiver muito longe do limite que definiu.

Se já utilizar o Boonzi há algum tempo, o Boonzi auto-preenche cada categoria com as suas receitas e despesas típicas, poupando-lhe trabalho.

Poderá corrigir o auto-preenchimento usando as ajudas à direita (no menu “Auto-Preencher”). Por exemplo, se clicar em “Despesas e Receitas de Set’14″, irá auto-preencher todas as categorias com os valores que gastou/recebeu no mês que escolheu, e depois só terá que corrigir as diferenças.

5. Tal como acontece com os Lembretes da Agenda, o seu Orçamento também ficará visível no ecrã Visão Geral.

Saiba mais sobre os Orçamentos do Boonzi Desktop neste artigo do nosso blog.

Os orçamentos na Visão geral

Os orçamentos no Boonzi Mobile

13. Sincronizar o perfil com o Boonzi Premium

A sincronização é uma das funcionalidades incluídas na licença Boonzi Premium e que lhe permite, por exemplo, inserir ou modificar transacções num computador e ao fim de um segundo recebê-las noutro computador ou dispositivo. O Boonzi Premium inclui a sincronização nativa do Boonzi, que lhe permite ter acesso ao seu perfil onde quer que esteja, ou mesmo gerir o seu orçamento familiar em equipa se assim o desejar.

Para tirar partido da Cloud precisa do Boonzi v1.10 ou superior.

1. Para sincronizar o seu perfil com o Boonzi Premium, vá a Configuração > Sincronizar. Clique em “Saber mais”.
2. Active esta opção clicando em “Activar o Boonzi Premium”

3. Para sincronizar com a Cloud o seu perfil existente, escolha a primeira opção: “Quero carregar para a Cloud este perfil” e clique em “Concluir e Sincronizar”.

Pronto! A partir de agora já pode aceder aos seus dados a partir de qualquer outro computador. Para aceder aos dados deste perfil noutros computadores, precisará de os configurar com a operação inversa – isto é, configurá-los para receber os dados que já enviou para a cloud.

Para isso, no segundo computador:

4. Crie um perfil vazio (Configuração > Perfil > Novo Perfil)
5. Vá a Configuração > Sincronizar
6. Escolha a segunda opção: “Descarregar da Cloud o perfil”. E já está.

Sincronizar o seu perfil

7. A partir do momento em que o seu perfil está ligado à Cloud, sempre que houver uma modificação em qualquer computador aparecerá um botão no canto inferior direito a indicar que há novidades para sincronizar. Um clique e as suas modificações são sincronizadas com a Cloud em cerca de um segundo.

14. Como registar despesas no seu telemóvel com o Boonzi Mobile

O Boonzi Mobile é a aplicação para telemóveis Android e iPhone incluída na licença Boonzi Premium, que permite fazer o registo de despesas “on-the-go” no preciso local e momento em que ocorrem. A sua principal função é o registo das despesas em dinheiro que fazemos no dia-a-dia e que deixamos escapar por não aparecerem nos extractos bancários.

Para começar a usar o Boonzi Mobile deverá ter completado o ponto 13.3

Como activar o Boonzi Mobile:

Depois de activar o Boonzi Premium e de carregar o seu perfil para a Cloud, basta:

1. Descarregar o Boonzi Mobile da App Store ou Play Store e instalar no seu dispositivo móvel;
2. Fotografar o QrCode quando lhe for pedido para abrir o perfil. O QrCode pode ser encontrado no Boonzi Desktop em Configuração > Mobile
3. Escolher o perfil a sincronizar (ver ponto 13.3) e clique em “Avançar”

Como começar a registar despesas:

1. Clique no símbolo “+” no canto superior direito do ecrã do telemóvel.
2. Escolha o tipo de transacção (Despesa, Receita ou Transferência)
3. Escreva o montante e feche o teclado
4. Escolha a entidade e a categoria. Pode criar novas ou procurar na lista das existentes.

Por fim, clique na tecla verde “Adicionar”

Como filtrar contas

No Boonzi Mobile pode seleccionar ou desseleccionar as suas contas tal como faz no Boonzi Desktop. Para isso, clique no botão no canto superior esquerdo do ecrã do seu telemóvel:

Como consultar relatórios no Boonzi Mobile

Pode consultar o relatório de despesas por categoria no Boonzi Mobile clicando no ícone no canto superior esquerdo e seleccionando a opção “Relatórios”.

Como consultar os seus orçamentos

É possível consultar os seus orçamentos no seu telemóvel com o Boonzi Mobile. Basta, para isso, ir ao Menu > Orçamentos.

Se desejar abrir o Boonzi Mobile logo na parte dos orçamentos, basta ir à Configuração e na opção “Iniciar em” escolha “Orçamentos”.

15. Conhecer todas as outras funcionalidades

Este é um guia de iniciação pelo que não abordamos todas as funcionalidades do Boonzi, como por exemplo, inserir transacções noutras divisas, mudar o idioma ou formato da data, gerir créditos, entre outras.

Consulte os restantes guias no nosso site, em https://www.boonzi.pt/learn para conhecer todas as funcionalidades. E não tenha medo de explorar: o Boonzi é intuitivo e foi desenhado para o ajudar a poupar tempo. E dinheiro. 🙂

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